Zaczęliśmy prezentację. Początek poszedł świetnie, a tu nagle ktoś wyprowadza nas z równowagi. Jak to robi? Jest na to wiele sposobów. Trudnych uczestników możemy spotkać w wielu odmianach. Oto pierwsza część artykułu o tym, jak sobie z nimi radzić. Od tego, jak to zrobimy, może zależeć powodzenie całej naszej prezentacji. Poznajcie Gadułę, Śpiocha i Pilnego Ucznia.

GADUŁA

Wśród publiczności mogą się trafić tacy, którzy uwielbiają rozmawiać. Niestety nie zawsze rozmawiają na temat i nie zawsze z nami. W takim przypadku warto chwilę się zastanowić nad odpowiednią reakcją. Kiedy ktoś powie coś przez chwilę do sąsiada, to nie ma potrzeby przerywać naszej prezentacji, aby zwrócić mu uwagę. To tylko mogłoby rozproszyć całą grupę i będzie nam trudniej wrócić do tematu niż w przypadku zwykłego zignorowania.

Jeśli sytuacja się powtarza, nie możemy tego zignorować. Może to bowiem doprowadzić do tego, że inni uczestnicy prezentacji poczują przyzwolenie na rozmawianie w momencie, kiedy Ty mówisz. To, co możesz zrobić to zaangażować taką osobę w dyskusję. Zadaj jej pytanie: „A co Pan o tym sądzi?„. Oprócz tego możesz użyć pauzy. Często wystarczy parę sekund, aby krępująca cisza zmniejszyła chęć rozmawiania nie na temat wśród uczestników.

Pamiętaj, że głównym powodem, dla którego ktoś rozmawia podczas Twojej prezentacji jest to, że ona nie jest dla niego wystarczająco interesująca. Nawet najbardziej sprytne techniki reagowania na rozmawianie nie sprawią, że ktoś nagle zafascynuje się Twoją prezentacją. Dlatego pamiętaj, że jeśli chcesz poradzić sobie z przeszkadzaniem podczas Twojej prezentacji to musisz zacząć występować w bardziej atrakcyjny sposób.

ŚPIOCH

W szkole, na studiach i w pracy bycie niewyspanym jest codziennym doświadczeniem wielu ludzi. Czasem może się tak zdarzyć, że połowa Twojej sali była wczoraj na imprezie i ich największą potrzebą w tym momencie jest położenie się w ciepłym łóżku i odpłynięcie w krainie snu. W takich sytuacjach po pierwsze warto zachować spokój. Nie ma powodu, aby bezpośrednio zwracać się do śpiącego uczestnika słowami „Proszę wstawać! To no nie miejsce na spanie!„. Taka reakcja będzie zapewne mało skuteczna i na dodatek wzbudzi irytację u odbiorcy. Jeśli widzisz, że większość Twojej sali jest zaangażowana, a tylko jeden uczestnik zasnął, to spokojnie możesz go zignorować i mówić do tych, którzy rzeczywiście chcą słuchać. Jeśli większość Twojej sali przymyka oczy jest to bardzo ważny sygnał, że należy coś zmienić w Twoim sposobie prowadzenia. Pobudzenie uczestników można zrobić na kilka sposobów.

• Po pierwsze: głos. Im ciszej i bardziej monotonnie mówisz, tym większa szansa na zaśnięcie odbiorców.
• Eksperymentuj ze swoim głosem – raz mów ciszej a raz głośniej.
• Używaj pauz.
• Więcej chodź po sali, w której prezentujesz.
• Dodatkowo, nie prowadź monologu.
• Używaj pytań otwartych, aby pobudzić uczestników Twojego wystąpienia. Jeśli czujesz, że jest to w porządku, zwróć się do paru osób bezpośrednio. Szczególnie, kiedy dany uczestnik już wcześniej się odzywał i zabranie głosu na forum nie będzie dla tej osoby czymś bardzo stresującym.

Pamiętaj też, że jest w porządku jeśli pojawią się osoby, dla których to, o czym mówisz jest mało interesujące. Ciężko jest sprawić, aby dosłownie każda osoba była zafascynowana twoim wystąpieniem. Można do tego dążyć, ale jest mało prawdopodobne, że to się stanie. Dlatego warto pracować nad sobą, ale nie ma potrzeby stawiać sobie poprzeczki zbyt wysoko – wtedy możemy się po prostu rozczarować.

PILNY UCZEŃ

Pewnie wielu by się ucieszyło, gdyby na sali znalazła się osoba, która z przyjemnością odpowiada na nasze pytania. Taka, która co i rusz prosi o to, abyśmy rozwiali jej wątpliwości. Taka, która dopytuje o źródła. I o ile dobrze jest, kiedy odbiorca jest zaangażowany w naszą prezentację, to może się zdarzyć, że ktoś po prostu zabiera całą uwagę sali i uniemożliwia swobodne kontynuowanie naszej prezentacji. Dodatkowo wiele osób może się irytować takim nadaktywnym uczestnikiem, co może spowodować, że sami będą wyłączać swoją uwagę.

Co wtedy zrobić? Nie chcemy przecież takiego pilnego ucznia zupełnie uciszyć, ale po prostu zmniejszyć jego aktywność. Po pierwsze, podziękujmy takiej zaangażowanej osobie. Warto nagrodzić takie zachowanie, zanim przejdziemy do próby obniżenia jego zaangażowania. Wystarczy powiedzieć „Bardzo dziękuję za kolejne pytanie. Lubię, kiedy publiczność jest tak zaangażowana jak Pan.„. Ważna jest druga część zdania. Skoro ktoś zadaje pytanie po raz dziesiąty i uniemożliwia przejście przez punkty, które są dla Ciebie ważne, to warto jest ustalić nowe zasady. Możesz dalej kontynuować: „Odpowiem na Pańskie pytanie od razu po wykładzie, dlatego zapraszam, aby Pan do mnie podszedł jak skończę. Jeśli pojawią się kolejne pytania proszę je zapamiętać lub zapisać. Nie chciałbym się teraz zatrzymywać na tą kwestią z tego powodu, że chciałbym zdążyć z całym materiałem.”

Inną reakcją na nadaktywnego uczestnika jest odbicie pytania do reszty publiczności: „A co Państwo na ten temat sądzą? Może ktoś ma jakiś pomysł?„. Czasem pilny uczeń kieruje się czystą ciekawością, a czasem posiada również ukrytą motywację w postaci chęci zburzenia autorytetu występującego. Szczególnie w tym drugim przypadku warto zachować ostrożność. Jeżeli nie będziemy znali odpowiedzi, po prostu możemy to spokojnie powiedzieć i zapewnić, że jeśli zdobędziemy odpowiedź to wrócimy do tego tematu. Czasem wystarczy jeden telefon lub przejrzenie sieci po przerwie. Taka szybka reakcja da sygnał publiczności, że jeśli nie znamy odpowiedzi, to szybko potrafimy ją znaleźć.

Przygotuj się na trudne przypadki

Podczas Twoich wystąpień będą pojawiali się różni odbiorcy. Już za tydzień opublikujemy drugą część najpopularniejszych ich typów. Oczywiście przyjemnie jest, jeśli mamy zaangażowaną przyjemność, ale nie zawsze tak się będzie zdarzać. Dlatego warto przygotować się na trudniejsze przypadki i pamiętać, że nie ma powodu do paniki. Te trudne sytuacje są jak najbardziej do rozwiązania. Powodzenia!

Dziś wracamy do tematu sprzed tygodnia. Typów trudnych uczestników jest dużo. Analizując tylko Śpiocha, Pilnego ucznia i Gadułę nie wyczerpaliśmy całej puli. Tym razem przyjrzymy się bliżej Gwieździe, Żartownisiowi i Oburzonemu. Przemyślenie strategii związanej z reagowaniem na te kolejne trzy typy da nam większy spokój podczas ważnych prezentacji.

GWIAZDA

Uwielbiają mieć na sobie uwagę. Cieszą się wtedy, kiedy ludzie na nich patrzą i ich słuchają. Kiedy sami są częścią publiczności mogą narobić prowadzącemu wiele problemów. Jednak nie jest to sytuacja bez wyjścia. Na Gwiazdy jest łatwiej reagować, kiedy uświadomimy sobie to, w jaki sposób możemy zaspokoić ich potrzeby. Tacy uczestnicy będą szukać okazji, aby być widzianym i słyszanym. Niezależnie od tego, czy jesteś w trakcie najważniejszego momentu prezentacji, oni mogą nagle odezwać się i powiedzieć, że to im przypomina świetną anegdotę. Często są to osoby, którym łatwo przychodzi przebicie wtedy, kiedy mówią inni ludzie, dlatego zwykła prośba o powiedzenie tej anegdoty później może po prostu nie zadziałać.

Poradzenie sobie z Gwiazdą wymaga od nas uświadomienie sobie z kim mamy do czynienia. Następnie warto jest (oczywiście w ramach zdrowego rozsądku) pozwolić na zwrócenie uwagi grupy na Gwiazdę. Nawet jeśli nie chcesz zostawiać miejsca na jej anegdoty, spróbuj odnieść się do niej lub do jej doświadczenia podczas Twojego wystąpienia. Samo zauważenie jej na sali może zaspokoić jej potrzeby. Jednak jeśli sytuacja zacznie wymykać się spod kontroli, to wtedy należy jasno zaznaczyć granicę nawet za cenę tego, że Gwiazda ostentacyjnie będzie pokazywała, że nie słucha tego, co masz do powiedzenia. Czasem należy odpuścić przekonywanie wszystkich osób i po prostu skupić się na tych, którym na prawdę zależy na wysłuchaniu Twojej prezentacji.

ŻARTOWNIŚ

„To mi przypomina świetny dowcip”. Takie zdanie możesz usłyszeć od Żartownisia. Ten typ niekoniecznie musi być trudnym uczestnikiem, jednak może się w niego w pewnym momencie przeobrazić. Uczestnik Twojej prezentacji, który opowie dowcip, który rozśmieszy całą salę pomaga Ci w utrzymaniu dobrej atmosfery. To jest dobry znak, dopóki żarty nie staną się głównym celem Waszego spotkania. Jeśli prowadzisz dłuższe spotkanie i zostaje zaproponowany trzeci żart z rzędu warto się na chwilę zatrzymać. Na prezentacji najważniejsze jest przekazanie konkretnych idei, a nie wzbudzanie kolejnej salwy śmiechu. To wymaga po prostu pewnego wyczucia, kiedy Żartowniś zamiast bycia uczestnikiem wspierającym staje się uczestnikiem, który odwraca uwagę od tematu spotkania. Kiedy to się stanie dobrze jest stanowczo się do tego odnieść. Kolejny dowcip można wysłuchać na przerwie. Dodatkowo można zauważyć dobrą intencję opowiadającego, aby nie wyjść na kogoś, kto jest zbyt poważny, żeby się zaśmiać.

WKURZONY

Wśród naszych słuchaczy mogą znaleźć się bardzo różni ludzie. Niektórzy z nich mogą zupełnie niezależnie od naszych działań zacząć wyrażać gniew. Może nie spodobał im się jakiś slajd? Może uważają, że to, co mówimy nie sprawdzi się w ich firmie? Może klient jest oburzony ceną, którą proponujemy za nasz produkt? Powodów może być wiele. Wkurzony uczestnik nie zawsze będzie konstruktywnie wyrażał swoją opinię. Raczej użyje podniesionego głosu, a może nawet powie parę wulgaryzmów. Takiego słuchacza ciężko jest uspokoić w kilka sekund. W takiej sytuacji po pierwsze warto jest odnieść się do jego emocji: „Widzę, że wzbudziło to w Panu silne emocje.” Najlepiej by było, gdybyśmy w takiej sytuacji sami zachowali spokój, aby nie eskalować konfliktu. Jednak samo spokojne zauważenie gniewu może nie wystarczyć. Warto dopytać się jaka jest konkretna przyczyna tego wybuchu. Może uczestnik coś inaczej zrozumiał? Może biorąc pod uwagę jego doświadczenie nasza propozycja rzeczywiście wydawałaby się absurdalna. Jeśli temat po chwili okaże się zbyt skomplikowany, możemy zaproponować porozmawianie na przerwie. Dzięki temu możemy uniknąć przedłużającej się dyskusji, która innych może nie interesować. W przypadku jakichkolwiek silnych emocji u słuchaczy dobrze jest, kiedy zachowamy spokój i nie będziemy automatycznie na nie reagować. Spokój może się wtedy okazać zbawienny.

Podsumowując przemyślenia na temat sześciu typów trudnych uczestników warto podkreślić, że na niektóre sytuacje, które mogą pojawić się podczas naszych prezentacji ciężko jest się przygotować. Po prostu wraz ze zwiększaniem naszego doświadczenia będzie się zwiększała nasza pewność siebie. Jednak samo pomyślenie i zaplanowanie przykładowej strategii może być pomocne. Jeśli tego nie zrobimy, poziom stresu może być tak duży, że po prostu zupełnie nie będziemy wiedzieć jak zareagować, a wtedy jest szansa, że podejmiemy najgorszą decyzję. Warto tego uniknąć.