Za tydzień masz ważne wystąpienie. Jeśli dobrze Ci pójdzie, to otworzą się przed tobą nowe możliwości. Awans, nowy klient lub pozyskanie inwestora. W idealnym świecie miałbyś cały wolny tydzień na spokojne rozpisanie prezentacji i wielokrotne jej przećwiczenie. Jednak nie żyjemy w idealnym świecie. W pracy zajmują Cię bieżące sprawy, a gdy wracasz do domu, jedyne na co masz siłę, to położyć się i obejrzeć serial. Nie w głowie Ci wtedy przygotowywanie wystąpienia. Co zrobić, gdy zależy Ci na efekcie, ale na przygotowanie masz tylko godzinę? Oto pięć kroków, które możesz wykonać, aby zwiększyć swoje szanse na świetną prezentację.

1. Efekt wystąpienia – 5 minut

Najpierw określ efekt Twojego wystąpienia. Może on być na trzech poziomach:

• Wiedzy i kompetencji
• Postawy i przekonania
• Działania i decyzje

Wypisz jakie efekty chcesz osiągnąć na każdym z tych poziomów. Bardzo ważne – np. nie pisz „Moim celem jest pokazanie mojej przewagi konkurencyjnej”. Cel wystąpienia nie powinien dotyczyć Ciebie. Opisując efekty (cele), niech odnoszą się one do Twoich słuchaczy. Dlatego też dobrym sposobem na prawidłowe określenie celu jest dokończenie zdania:

W efekcie mojego wystąpienia słuchacze…

Polecam też nazwanie go za pomocą czasownika. Poniżej przykłady:

WIEDZA I PRZEKONANIA:
Mają wiedzę na temat największych zalet mojego rozwiązania

POSTAWY I PRZEKONANIA: 
W efekcie mojej prezentacji słuchacze postrzegają moją firmę jako najlepszego dostawcę

DZIAŁANIA I DECYZJE: Na koniec mojej prezentacji moi słuchacze wyrażają chęć współpracy

2. Analiza audytorium – 10 minut

Kim są Twoi słuchacze? Teraz Twoim zadaniem jest analiza swoich odbiorców pod kątem korzyści, potrzeb oraz oporów.

KORZYŚCI
Co zmieni się w życiu słuchaczy, jeśli przystaną na Twoja propozycję? Jakie wymierne korzyści odniosą z tego, że skorzystają z Twojego rozwiązania lub zakupią Twój produkt?

Przykłady:

• Dzięki współpracy z nami pozyskają Państwo o 30% więcej klientów
• Po zastosowaniu tego rozwiązania czas przygotowania prezentacji zajmie Państwu godzinę

POTRZEBY
Czego potrzebują Twoi słuchacze? Opisz dokładnie potrzeby zarówno pod kątem merytorycznym jak i pod kątem sposobu prowadzenia.

• Odbiorcy chcą usłyszeć konkretne dane i przykłady jak twoje rozwiązanie zadziałało w przeszłości

OPORY
Co może być takiego, co może przeszkadzać, utrudniać, uniemożliwiać osiągnięcie określonego powyżej efektu Twojego wystąpienia? Może mają złe doświadczenia we wdrażaniu nowych rozwiązań? Może mają opór przed zmianą. Może są zmęczeni i zamiast wysłuchania prezentacji chcieliby posłuchać żartów lub ciekawej historii?

• Brak wiedzy o naszej firmie
• Współpraca z inną firmą
• Przekonanie, że nasze rozwiązanie się nie opłaca / zbyt wysoka cena
  

3. Tworzenie struktury części głównej (rozwinięcie) – 15 minut

Według klasycznej struktury wystąpienie powinno mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Dobra struktura części głównej to jeden z kluczy do dobrego wystąpienia publicznego. Oto jak polecamy ją Tworzyć. Wypisz wszystkie pytania, na które mają znaleźć odpowiedź słuchacze w Twoim wystąpieniu. W trakcie ich wypisywania nie zastanawiaj się nad ich ważnością lub kolejnością w prezentacji. Kiedy wypiszesz wszystkie, to następnie ułóż je we właściwej kolejności. Pytania niech będę możliwie jak najkrótsze, by zmieściły się w nagłówkach slajdów, ponieważ będą one właśnie tytułami Twoich slajdów. Tu poniżej przykład takiej struktury.

Przykładowa kolejność pytań:

1. Jak jest teraz?
2. Jakie są konsekwencje tej sytuacji / tych rozwiązań?
3. Ja chcemy, żeby było?
4. Co musi się zatem wydarzyć?
5. Czego potrzebujemy?
6. Kogo potrzebujemy?
7. Jakie są zagrożenia? Jak sobie z nimi poradzimy?
8. Dlaczego wierzę, że się to uda?
9. Jaki jest plan działania /wdrożenia?
10. Jakie korzyści odniesiemy?

+ Dyskusja i / lub pytanie słuchaczy

4. Slajdy – 10 minut

Stwórz tyle slajdów ile masz pytań. Pamiętaj, aby nie wklejać ściany tekstu. Zamiast tego, zapełnij je zdjęciem, wykresem lub schematem. Staraj się nie przekraczać bariery kilka słów. Warto, abyś skupił się na dopracowaniu początku oraz zakończenia.

Rozpoczęcie wystąpienia powinno przede wszystkim zwrócić uwagę i zapewnić słuchaczy, że usłyszą coś wartościowego. W momencie, gdy skoncentrujesz odbiorców na sobie przejdź do przedstawienia się i nazwania korzyści dla słuchaczy. Możesz też dodać agendę Twojej prezentacji. Dzięki temu stworzysz poczucie struktury u słuchaczy, a oni będą mieli świadomość co ich czeka.

POCZĄTEK:

• Akcent początkowy ( pytanie, historia, metafora, rekwizyt, zdjęcie, ciekawa informacja, zagadka)
• O sobie
• Korzyści dla Słuchaczy
• O czym powiem / Agenda

Skuteczne wystąpienie to takie, które skłania do określonego działania. Dlatego tak ważne jest, aby wybrzmiało Twoje wezwanie do działania (Call to Action). Określ maksymalnie w kilku zdaniach co konkretnie chciałbyś, aby zrobili Twoi słuchacze po wysłuchaniu Twojej prezentacji. Chcesz, aby zainwestowali w Twój pomysł? Kupili Twoje rozwiązanie? Może wpłacili pieniądze na szczytny cel? Oprócz tego na sam koniec możesz podsumować najważniejsze punkty Twojego wystąpienia oraz powrócić do motywu użytego na początku.

ZAKOŃCZENIE:

• Zapytanie o skuteczność
• wezwanie do działania (Call to Action)
• Podsumowanie spotkania (3 najważniejsze rzeczy – przypomnienie korzyści)
• Powrót do motywu użytego na początku (klamra kompozycyjna).

5. Próba – 10 minut

Jeśli dotarłeś do tego miejsca, brawo! Twoja prezentacja jest już prawie gotowa. Wiesz już co chcesz powiedzieć i w jakiej kolejności. Teraz czeka Cię ostatnia prosta. Najpierw znajdź odpowiednie miejsce (najlepiej to, w którym będziesz ostatecznie prezentował) i weź ze sobą znajomą osobę. Wręcz jej swój telefon i powiedz jej, żeby nagrywała Cię podczas Twojej próby. Na koniec poproś „operatora” o informację zwrotną i zobacz swoją prezentację na ekranie telefonu. Od razu weź do ręki kartkę i długopis i zapisz dokładnie, co możesz zrobić lepiej następnym razem. Powtórz ten proces jeszcze dwa razy. Pamiętaj, że każda próba przybliża Cię do mistrzostwa.

• Wypróbuj prezentację na stojąco
• Wybierz jedną lub kilka bliskich osób, aby posłuchały Twojego wystąpienia. Jeśli nie masz czasu, przećwicz przynajmniej początek i zakończenie
• Nagraj swoje wystąpienie na telefon lub kamerę
• Wysłuchaj informacji zwrotnej i zobacz swoje wystąpienie

Powodzenia!

To jest wersja „w pigułce”. Podczas szkoleń Aktren wszyscy uczestnicy przechodzą przez cały proces od stworzenia całej prezentacji, aż po ostateczne wystąpienie. Jeśli chcesz wejść na wyższy poziom wystąpień – zapoznaj się z naszą ofertą: http://aktren.pl/oferta/