Dzisiejszy wpis jest dedykowany wszystkim szefom i menedżerom oraz tym, którzy dopiero planują nimi zostać. Będziemy mówić o jednym z najważniejszych, ale jednocześnie najtrudniejszych wystąpień publicznych, mianowicie o expose szefa. Opowiemy Wam o tym, co to jest expose szefa i po co się je wygłasza. Ponadto dowiecie się co taka przemowa daje szefowi oraz dlaczego jest tak potrzebna członkom zespołu.
Zacznijmy najpierw od tego, po co się w ogóle wygłasza expose. Wygłaszając expose, wskazujemy zespołowi gdzie i po co dokładnie zmierza. Jakie są reguły pracy tego zespołu oraz kim jest kapitan, który nas prowadzi. Czyli kim jest nasz szef, jakimi wartościami się kieruje, co jest dla niego najważniejsze oraz jakie stawia przed nami wymagania.
Rozwińmy najpierw pierwszy z wymienionych wyżej punktów czyli dokąd i po co zmierzamy. W expose szefa powinieneś przede wszystkim zobrazować klarowną i kuszącą wizję sukcesu swojego zespołu. Musisz w zachęcający sposób pokazać gdzie idziemy oraz jaki jest ostateczny efekt naszej pracy. Przedstaw także cele strategiczne, zarówno Twoje jako szefa, ale też całego zespołu. Skup się na priorytetach, które determinują wspomniane przed chwilą cele. A jeśli cele Twojej firmy się zmieniają ze względu na bardzo szeroką gamę świadczonych usług, to jasno wskaż zespołowi na którym produkcie mają się skoncentrować. Warto też w expose powiedzieć jaka jest rola Twojego zespołu w kontekście całej firmy.
Następnym celem expose szefa jest przedstawienie jasnych i bardzo konkretnych zasad, obowiązujących w pracy zespołu oraz w pracy poszczególnych jego członków. Należy pamiętać, że te reguły są determinowane przez priorytety i cele, które wcześniej postawiłeś swojemu zespołowi. W tym momencie zwróć uwagę jak ważne jest dokładne i precyzyjne określenie priorytetów. Co więcej te zasady będą też opierały się o Twoje wartości. To na ich podstawie będziesz wymagał konkretnych zachowań od członków zespołu.
Trzecią ważna rzeczą w expose szefa jest budowanie Twojego wizerunku. Ważne jest abyś wykazał się wysoko statutowymi zachowaniami. Jakie gesty do nich należą? M.in. utrzymywanie kontaktu wzrokowego ze słuchaczami. Skup się, by mówić powoli oraz stawiać wyraźne kropki na końcu wypowiadanych zdań. To, co mówimy wolniej jest postrzegane jako ważniejsze. Stawiaj pauzy, bo wtedy jesteś postrzegany jako spokojna osoba, panująca nad sytuacją. Nie wskazana jest zbyt gwałtowna gestykulacja, ponieważ możesz zostać odebrany jako osoba nadmiernie emocjonalna. Na ten moment nie zdradzimy Ci więcej szczegółów wygłaszania expose, ale nagramy na ten temat oddzielne wideo.
Na koniec omówmy jeszcze co expose szefa daje jemu samemu oraz jego pracownikom. Szef, który jasno określił podczas swojego expose oczekiwania, nie będzie miał później problemu z ich egzekwowaniem od zespołu. Zmotywujesz swoich pracowników, jeśli w trakcie wystąpienia nakreślisz w atrakcyjny i kuszący sposób wizję sukcesu. Na dodatek, podczas expose masz okazję do zbudowania swojego wizerunku jako osoby silnej i pewnej siebie. W przypadku zespołu, expose szefa pokazuje jasno czego szef od nas oczekuje, dokąd zmierzamy i na jakich zasadach współpracujemy. To daje poczucie bezpieczeństwa, a to ważne by pracownicy chcieli zostać w naszej firmie na długo. Ponadto wiedząc jaki przyświeca nam główny cel, łatwiej jest priorytetyzować mniejsze zadania. Praca całego zespołu jest wówczas bardziej skuteczna. Zapraszamy do zapoznania się z video oraz na kolejne nasze wpisy, m.in. o tym, z czego powinno składać się skuteczne exposé szefa.
⭐ Tekst pochodzi z artykułu autorstwa Michała Tarana opublikowanego na LinkedIn 25 czerwca 2018.
Sytuacja podczas szkolenia dla menedżerów:
Ja: „Teraz zajmiemy się i przećwiczymy Expose szefa, czyli jedno z najważniejszych, najtrudniejszych wystąpień, przed jakimi staje każdy menedżer.”
Uczestnik: „Ale po co? Przecież nikt z nas nie będzie w najbliższym czasie obejmował nowego zespołu.”
No właśnie! To dość powszechne przekonanie wśród menedżerów, że expose wygłasza się tylko wówczas, kiedy szef obejmuje nowy zespół. To pierwszy mit na temat tego ważnego wystąpienia. Jest kilka sytuacji (poza obejmowaniem zespołu), w których wygłoszenie Expose Szefa jest nie tylko możliwe, ale wręcz konieczne. Poniżej znajdziecie ich opisy.
Drugi mit to myślenie, że w expose szef ma określić tylko „wartości, którymi się kieruje”, „minimalne granice” i „maksymalne preferencje”. Rola Expose Szefa nie ogranicza się do powiedzenia podwładnym „Jestem waszym nowym szefem, miło Was poznać. Tego nie będę akceptował, a to będę nagradzał. Czy macie jakieś pytania?” Tak wąskie postrzeganie expose szefa spopularyzowane w książce „Szef to zawód” wydaje się być już nieco przestarzałe i ograniczające.
Trzeci mit dotyczy czasu trwania expose. Niektóry twierdzą, że powinno trwać maksymalnie 5-7 minut. Powodzenia! 😊 (Ale o tym napiszę w następnym artykule o strukturze expose.)
Na początek jednak zdefiniujmy to, czym tak naprawdę jest Expose Szefa. Po co je wygłaszać, co daje ono szefowi i co daje podwładnym?
✅ Przedstawienie siebie i nawiązanie dobrej relacji z zespołem (w przypadku obejmowania nowego zespołu)
✅ Określenie (atrakcyjnej dla pracowników) wizji sukcesu zespołu/firmy
✅ Określenie celów strategicznych zespołu i jego zadań priorytetowych
✅ Nazwanie oczekiwań i preferencji szefa odnośnie zachowań i postawy podwładnych
✅ Sprecyzowanie nieakceptowalnych zachowań podwładnych oraz tych ponadstandardowych
✅ Określenie najważniejszych zasad, które będę obowiązywały w pracy zespołu
✅ Odpowiedzenie na pytania członków zespołu, doprecyzowanie przekazu i rozwianie wątpliwości
W zależności od powodu wygłaszania expose poszczególne elementy mogą być pominięte, skrócone lub może być położny na nie większy nacisk.
Ważne! Jeśli wygłaszasz drugie lub kolejne expose do tego samego zespołu, to zawrzyj w nim tylko te elementy, które uległy zmianie od ostatniego expose.
Szef nie wygłasza expose dla siebie, ale dla swoich podwładnych. Mówiąc w dużym skrócie po expose zespół wie:
✅ Im lepiej znają swojego szefa tym, tym większa szansa, że będą darzyć go szacunkiem i będą czuć się bezpiecznej z nim jako swoim „kapitanem”.
✅ Znając wizję sukcesu będą bardziej zmotywowani. Nałożenie się wizji sukcesu szefa z ich osobistymi ambicjami zwiększy ich zaangażowanie.
✅ Znając cele strategiczne lepiej rozumieją decyzje szefa i powody wprowadzania zmian. Łatwiej wówczas je akceptują i szybciej przechodzą przez proces zmiany.
✅ Dobra znajomość celów strategicznych pozwoli pobudzić ich kreatywność i wygenerować pomysły nie tylko usprawniające bieżące zadania lecz także takie, które mogą być zupełnie nowym sposobem osiągania tych celów.
✅ Znając priorytety szefa i całego zespołu lepiej priorytetyzują swoje zadania, co podnosi ich ogólną efektywność.
Wiedzą dokładnie jakich konkretnych zachowań i postaw oczekuje od nich szef – im mniej miejsca na domysły i własne interpretacje, tym wyższe poczucie bezpieczeństwa i skuteczność komunikacji.
Sami również mogą odwoływać się słów szefa podczas rozmów indywidualnych z nim.
Im częściej przełożony rozmawia otwarcie z podwładnymi zwłaszcza o sprawach trudnych, tym podwładni mają do niego większe zaufanie, czują się w jego towarzystwie bezpieczniej i sami również przyjmują bardziej otwartą postawę.
Metafora żeglarska: Jestem nowym kapitanem tego statku. Oto po jakich wodach pływałem i czego mnie to nauczyło. Co lubię robić poza żeglowaniem. Oto gdzie i po co płyniemy. Oto jaki styl żeglowania uważam za najbardziej skuteczny. Oto jak będę dowodził tym statkiem. Oto czego wymagam od swojej załogi oraz czego możecie oczekiwać/wymagać ode mnie jako swojego kapitana.
Moment, w której wygłoszenie expose jest absolutnie niezbędne. Członkowie zespołu często czują dużą niepewność, nie wiedzą czego mogą oczekiwać od nowego szefa oraz jakie są jego oczekiwania wobec nich. W tej sytuacji z uwagi na ilość nowości, niewiadomych, expose powinno zawierać najwięcej punktów. Jego rolą jest nawiązanie relacji z podwładnymi, umożliwienie im poznania szefa– jego priorytetów, stylu zarządzenia, jak również przedstawienie przez szefa wizji sukcesu oraz celów strategicznych, jakie stawia szef. To pozwala zespołowi szybciej przejść przez trudny proces zmian i znów poczuć się bezpiecznie.
Metafora żeglarska: Mamy na pokładzie nowe osoby. Przedstawiam zatem im, a pozostałym przypominam, gdzie płyniemy i na jakich zasadach oraz co się zmienia, a co zostaje po staremu.
Dla nowych osób w zespole Ty jesteś zupełnie nowym szefem i ich potrzeba poznania Ciebie, Twoich priorytetów, wizji sukcesu itd. jest równie duża jak całego zespołu, kiedy go obejmowałeś. Takie mini-expose możesz wygłosić indywidualnie tylko do tej/tych nowych osób. Jednak w przypadku gdy np.: dawno nie przypominałeś o zasadach i celach zespołu lub kiedy zauważyłeś, że niektóre z tych zasad są łamane, lub zespół zaczyna funkcjonować niezgodnie z Twoją wizją, to warto wykorzystać tę okazję (pojawienie się nowych osób) do przypomnienia wszystkim Twoich priorytetów i wymagań. Jeśli wygłaszasz expose w pierwszym dniu pracy nowych pracowników, to jest to świetna okazja, byś osobiście przedstawił je zespołowi. Pomoże to w szybszej „aklimatyzacji” nowych osób i wpłynie pozytywnie na integrację. Możesz też podzielić się historią o tym, kiedy Ty sam byłeś w firmie nowym pracownikiem i jakie emocje oraz myśli Ci wówczas towarzyszyły.
Metafora żeglarska: Załoga naszego okrętu się zmniejsza – oto powody. Nowy podział obowiązków na statku będzie wyglądał następująco.
Sytuacja redukcji znacznej części zespołu to niesłychanie newralgiczny moment i grozi kolejnymi odejściami. Poziom poczucia bezpieczeństwa drastycznie spada. Część osób może myśleć „Być może ja będę następny. Może lepiej sam już teraz znajdę sobie nową pracę, zanim mniej zwolnią”. Niepewność rodzi plotki, które mogą jeszcze bardziej pogorszyć atmosferę i morale zespołu. Expose szefa w takim momencie może rozwiać wiele wątpliwości, wiec jest bardzo potrzebne. Oczywiście, zdarza się czasem, że chcesz, aby pewne szczegóły zostały tajemnicą, ale na pewno warto, byś powiedział jakiej natury były powody, które zadecydowały o czyimś odejściu. Na pewno powinieneś powiedzieć, co konkretnie ta zmiana spowoduje. Jak będzie wyglądał nowy podział zadań? A może te osoby zostaną za chwilę zastąpienie nowymi i wszystko wróci do normy. Jeśli jednak nie będzie uzupełnienia składu, to może się to wiązać z nowym porządkiem w zespole, nowymi rolami i zadaniami oraz innymi oczekiwaniami z Twojej strony. O tym wszystkim powinieneś powiedzieć swojemu zespołowi. Warto wypisać wszystkie wątpliwości, które mogą się pojawić w głowach pracowników i odnieść się do każdego z nich.
Metafora żeglarska: Z tych powodów nie będę tak często na mostku kapitańskim jak dotychczas. Część moich obowiązków przejmie skiper, ale to ja nadal pozostaję Waszym kapitanem.
Zdarzają się sytuacje, w których szef z różnych powodów nie może lub nie chce wykonywać swojej roli tak, jak to robił dotychczas, ale nadal pozostaje szefem. Może to być ważną zmianą, która wpływa na efektywność i poczucie bezpieczeństwa w zespole. Zwłaszcza, jeśli zespół jest mocno zależny od obecności szefa. Może się to zadziać z różnych powodów. Zarówno tych pozytywnych jak i negatywnych. Np. narodziny dziecka, przeprowadzka, śmierć bliskiej osoby, poważna choroba, rozwód it. Oczywiście, to do Ciebie należy wybór, czy chcesz się dzielić takimi informacjami ze swoimi pracownikami, ale na pewno warto to rozważyć. Przy czym uwaga! Wygłoś expose tylko wówczas, jeśli te wydarzenia faktycznie realnie wpływają i zmieniają Twoje funkcjonowanie w zespole na dłuższy czas (min. kilka tygodni). Jak również kiedy ta zmiana łączy się z innymi zmianami – np. nowe oczekiwania wobec zespołu luz zmiana ról i odpowiedzialności niektórych członków zespołu. Jeśli zdecydujesz się na ujawnienie takich rzeczy o sobie, pomyśl nad tym, w jakie ubrać to słowa, aby mogło to mieć praktyczny wymiar dla słuchających. W Expose nie chodzi tylko o podzielenie się wiadomością. Chodzi o kluczowe informacje związane z działaniem całego zespołu – nowy „prządek” lub nowe oczekiwania z Twojej strony. Taka sytuacja może też być świetną okazją do pogłębienia relacji szef-zespół.
Szczególną sytuacją jest też moment, w którym szef (często właściciel firmy) przestaje pełnić rolę prezesa, ale pozostaje w firmie na innym stanowisku. W głowach pracowników rodzi się wówczas pytanie „Mamy nowego szefa, ale kim Ty teraz będziesz? Jak mamy Cię teraz traktować?” To bardzo ważne, by odchodzący szef podał powody swojej decyzji, a co jeszcze ważniejsze określi swoją nową rolę w firmie. Niezbędne jest oczywiście także expose nowego szefa (nowego prezesa).
Metafora żeglarska: (sytuacja zewnętrzna negatywna) Silne nieprzychylne prądy morskie oraz zmiana siły i kierunku wiatru spowodowały, że zmieniamy kurs. Oto nasz nowy port docelowy – jest bliżej, ale będziemy musieli częściej używać wioseł. Dodatkowo wprowadzam nowe, mniejsze racje wody pitnej.
Metafora żeglarska: (sytuacja zewnętrzna pozytywna) Zwiększa się zapotrzebowanie na zboże i otrzymaliśmy zgodę na jego transport. To będzie nasz nowy ładunek, a to nowy port dostawy. Zarobimy na tym więcej, ale musimy płynąć szybciej, by zborze się zdążyło się zepsuć.
Kryzys na rynku, intensywne działania konkurencji, zmiany w prawie to tylko trzy przykłady z wielu możliwych zmian, których może doświadczyć zespół lub cała firma. Im szybciej szef zareaguje na te zmiany, tym skuteczniejsza będzie ta reakcja (uwaga jednak zna zbyt pochopne decyzje). Okoliczności te nie zawsze muszą, ale często mogą spowodować zmiany celów strategicznych lub zmianę priorytetów i zasad działania obowiązujących w firmie/zespole. Jeśli tak się stanie zespół musi być o tym koniecznie poinformowany. Wygłoszenie expose w takiej sytuacji wpłynie też pozytywnie na Twój wizerunek – jako osoby, która reaguje na zmiany, co powala zadbać o firmę i o pracowników. Jeśli zmiany zewnętrzne są znaczące, a nie ma reakcji szefa, to w głowach pracowników może pojawić się myśl „Rynek się zmienia, a oni (przełożeni) udają, że nic się nie dzieje”
Metafora żeglarska: (sytuacja wewnętrza – zmiana negatywna) Zapasy żywności i wody pitnej maleją szybciej niż się spodziewałem. Abyśmy dopłynęli do portu docelowego wprowadzam nowe racje żywnościowe. Kilku członków załogi jest też chorych – w związku z tym ich zadania przejmą pozostali.
Metafora żeglarska: (sytuacja wewnętrzna – zmiana neutralna/pozytywna) Nasze nowe żagle pozwolą nam żeglować przy silniejszym wietrze. Będziemy płynąć szybciej, ale musimy lepiej kontrolować ich napięcie. Dlatego też deleguję do tego większą część załogi.
W dzisiejszych czasach zmiany wewnątrz organizacji również zachodzą coraz szybciej. Zmiana może dotyczyć roli celów strategicznych nie tylko poszczególnych zespołów, ale nawet całych działów lub departamentów. Zmieniać może się struktura firmy, pojawić się mogą nowe narzędzia (sprzedaży), nowe produkty, nowe możliwości (np. nowe kanały promocji firmy) itd. Zmiana może być też związana np. z wprowadzeniem w życie pomysłów członków zespołu lub Twoich własnych. Te zmiany często wymagają wprowadzenia „nowego porządku” lub zmieniają priorytety w działaniu zespołów. Mogą też pojawić się nowe role. Jest to istotny moment dla szefa, ponieważ to on ma za zadanie wytyczyć ścieżkę w nowej sytuacji. Expose w takim momencie (negatywnych zmian) może zapobiec obniżeniu morale pracowników. Zaś w przypadku, kiedy zespół będzie postrzegał zmiany pozytywnie, dobrze przygotowane i wygłoszone expose może podziałać niezwykle motywująco i obudzić nowy entuzjazm w zespole.
Wygłaszać expose możesz nauczyć się podczas prowadzonych przez nas zespół szkoleń z wystąpień menedżerskich. Dowiedź się więcej o programie oraz korzyściach z organizacji takiego szkolenia dla Twojej firmy. Wejdź na stronę Wystąpienia menedżerskie.
Od 16 lat uczę managerów, specjalistów oraz handlowców prowadzenia fascynujących i skutecznych prezentacji. W tym czasie spędziłem ponad 10 000 godzin na na sali szkoleniowej prowadząc zarówno szkolenia, jak również konsultacje indywidualne z wystąpień publicznych. Pracując dla prawie 260 firm z sukcesem zrealizowałem blisko 650 szkoleń (oraz 2 nieudane 😒), w gronie których znalazły się m.in. polskie oddziały międzynarodowych korporacji jak również start-upy.
Zadzwoń:
Napisz:
