5 wskazówek jak dobrze pracować zdalnie w czasach koronawirusa?

Pandemia COVID-19 już odmieniła losy milionów ludzi na całym świecie. Ogromna ilość chorych, przepełnione szpitale i totalna zmiana naszego życia codziennego wydają się być bardzo prawdopodobne. Jedną ze zmian, z którą przyszło nam się zmierzyć jest praca zdalna. Wielu z nas przestaje chodzić do biura, aby zmniejszyć tempo rozprzestrzeniania się koronawirusa, a z tym wiąże się duże wyzwanie. Skoro większość z nas pracowała przez tyle lat w biurze, to nagłe przeniesienie swoich obowiązków zawodowych do swojego miejsca zamieszkania może nieść za sobą wiele niedogodności. Jak sobie z tym poradzić? Oto 5 wskazówek, jak dobrze poradzić sobie z wyzwaniem pracy zdalnej w obliczu panującego wokół koronawirusa.

Co właściwe warto robić?

W pierwszych dniach wykonywania pracy biurowej u siebie w domu, podczas pandemii może się pojawić mały chaos. Ile to będzie trwało? Co z naszymi projektami? Jak możemy się dostosować do nowej sytuacji? Setki myśli przychodzą do głowy i nie pozwalają skupić się na konkretnej pracy. Dlatego tak ważne jest, aby określić swój minimalny plan na dany dzień. Pomyśl sobie, co jest absolutnie kluczowe, abyś zrobił/a w Twoim dniu. Może chcesz wykonać konkretną liczbę telefonów do klienta? Stworzyć nową ofertę? A może to czas na porządki w firmowych dokumentach? Określ jasno na czym konkretnie najbardziej Ci zależy, co planujesz zrobić w ciągu danego dnia Twojego home office. Bez tego możesz snuć się po pokojach swojego mieszkania jak Buka z Muminków. Warto tego uniknąć. 

A może tak ogarnąć swoje mieszkanie? 

Wszyscy to dobrze znamy. Wystarczy rozejrzeć się po swoim mieszkaniu i od razu coś wpadnie w oko. A to naczynia warto wstawić do zmywarki. A to może odkurzyć. A to jeszcze tylko wstawię pranie. Jednym słowem – klasyk. Pracując w biurze zazwyczaj nie mamy takich pokus. Dlatego w trakcie home office warto jasno oddzielić pracę od przerwy. Nasza efektywność jest mocno związana z poziomem koncentracji. A pracując zdalnie bardzo łatwo nam jest się zdekoncentrować. To co, może być tutaj pomocne, to użycie techniki Pomodoro (https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique). Jest to sposób zarządzania swoim czasem wymyślony przez Francesco Cirillo, który oryginalnie używał do niej kuchennego zegara w kształcie pomidora. Technika polega na naprzemiennej pracy długości 25 minut i krótkiej przerwie (3-5 minut). Po czterech pomodori (sesjach pracy) czas na dłuższą przerwę (15-30 minut). Ważnym założeniem tej metody jest intensywne skupienie w trakcie pracy. Dlatego dobrze jest wyłączyć na ten czas wszelkie zbędne powiadomienia, aby nic nie odwracało Twojej uwagi. 

Oko w oko z przeszkodami

Co jeszcze możesz zrobić, aby praca zdalna szła Ci jeszcze lepiej? Przede wszystkim warto spojrzeć prawdzie w oczy. Sytuacja z pandemią COVID-19 jest trudna. Nagłe przejście na pracę zdalną to duże wyzwanie, które w wielu przypadkach może zmniejszyć motywację do wykonywania codziennych firmowych zadań. Odwołane projekty, klienci zmieniający plany, a sami zaczynamy się powoli zastanawiać nad przyszłością naszej firmy. W obliczu takich trudności może być ciężko zmotywować się, aby wstać rano z łóżka, otworzyć laptopa i jak to można ładnie ująć w korpomowie „cisnąć taski„. Jest pewna technika, która może w tym pomóc. Swoją piękną nazwę WOOP (https://woopmylife.org/woop-1) zawdzięcza swoim czterem krokom. Pierwszy z nich to WISH, czyli życzenie. Tu chodzi o napisane co, chcemy zrobić. Kolejny krok to Outcome, czyli co z tego wyniknie. W tym miejscu należy się przyjrzeć jakie korzyści mogą wyniknąć z naszego działania. Kolejne kroki to obstacles, czyli przeszkody oraz P, czyli plan. Jak je dobrze wykonać? Oto instrukcja:

Do tego wystarczy kartka i długopis.  

• Wypisz wszystkie rzeczy, które mogą Ci utrudnić wykonanie Twojej pracy. Możesz skupić się zarówno na swoich myślach lub emocjach (na przykład: nie wiem za co się zabrać, boję się co się niedługo wydarzy w związku z pandemią), jak i konkretnych rzeczach, które mogą Cię rozproszyć. 
  
• Zadaj sobie pytanie, gdzie najczęściej uciekasz swoją uwagą od pracy. Może jest to Social Media, telefon, jedzenie. Wypisz wszystko co ci przyjdzie do głowy. 
• Następnie przychodzi czas na plan. Do każdej z tych przeszkód wymyśl sposób, w jaki możesz sobie z nią poradzić. Wiadomo, że nie rozwiążesz problemu COVID-19 dla całego świata, ale jesteś w stanie zupełnie inaczej reagować na to, co się dzieje mediach. Na przykład zamiast sprawdzać liczbę osób zarażonych kilkanaście razy dziennie, możesz wybrać sobie na to jeden moment w ciągu dnia. 

Ważnym elementem tej metody jest implementacja intencji. Polega to na jasnym określeniu swojego działania według schematu jeśli wydarzy się X to, ja zrobię Y. Na przykład: jeśli pojawi się we mnie chęć sprawdzenie poczty, spojrzę na kartkę z zadaniami na dzisiaj. Chodzi o wytrenowanie w sobie korzystnych nawyków, które złożą się na optymalną strategię działania w przypadku pracy zdalnej. 

Myśl długoterminowo 

Koronawirus sprawił, że wiele branż drży o swoją przyszłość. Nie wiadomo, jak długo będzie trzeba pracować zdalnie. Nie wiadomo ile czasu minie zanim dana branża wróci do porządku dziennego. W tym miejscu może pojawić się wiele myśli wątpiących w sens działania. Skoro i tak będzie źle, to po co teraz się starać? Dobrą odpowiedzią na te wątpliwości będzie przemyślenie długoterminowej strategii. Co możemy zrobić, aby zadbać o naszych klientów nawet w sytuacji, gdy pandemia będzie trwała dużo dłużej niż zakładamy? W jaki sposób możemy zmienić nasze produkty, kontakt z klientem, czy działania marketingowe, aby dostosować się do nowego świata? Znalezienie odpowiedzi na te pytania może pomóc w zwiększeniu poczucia bezpieczeństwa. 

Zanim do tego usiądziemy warto sobie uświadomić, że może to być mało przyjemne. O wiele łatwiej jest myśleć, że to wszystko zaraz przeminie. Jednak unikanie rozpatrywania negatywnych scenariuszy nie uchroni nas przed ich wystąpieniem. Za to dobry plan może być niesamowitą pomocą, gdy właśnie to te gorsze przewidywania okażą się być prawdziwe. 

Po co to wszystko? 

Dla tych, dla których praca zdalna nie jest codziennością taka sytuacja może być dużym wyzwaniem. „Przecież całe moje zawodowe życie to kontakt z klientami, siedząc w domu wynudzę się na śmierć!”. Tego typu myśli mogą się pojawić w głowie sprzedawcy, który rocznie robi po kilkadziesiąt tysięcy kilometrów jeżdżąc do swoich klientów. Nagle niektórzy z nas mogą zostać pozbawieni tego, co było ich źródłem przyjemności, czy sensu w pracy. Dla niektórych to była to kawka u klienta i chwila, aby porozmawiać o ostatnim urlopie. Dla innych ten moment, kiedy wspólnie z całym zespołem spotykało się, aby omówić zadania na cały tydzień. A jeszcze innym najbardziej zależało na tej chwili, w której widzi się na twarzy swojego klienta radość z rozwiązania, które mu dostarczyliśmy. Wiele z tego typu chwil na ten moment nie jest już możliwa. Dlatego jest to świetny moment, aby zastanowić się głębiej, co jest w naszej pracy tym, co daje nam radość? Co spełnia nasze ważne potrzeby? I co, być może kluczowe w tej sytuacji, takiego możemy zrobić, aby dostosować swoją pracę zdalną, aby takich chwil było jak najwięcej? Może to być również odpowiedni moment do zastanowienia się nad własną ścieżką życiową. Dlaczego akurat pracujemy w tej branży? Dlaczego w tej firmie? Co możemy zrobić sami, aby czerpać z naszej pracy większą satysfakcję? To wszystko są ważne pytania, na które odpowiedzi mogą nam pomóc nie tylko lepiej pracować zdalnie, ale i być bliżej zawodowego spełnienia.